Secrétaire Administrative - Sr3a H/F - Structures de coopération territoriale

Suite à un accroissement temporaire d'activité et à l'absence prolongée de l'agent en charge du secrétariat administratif, le SR3A recrute un(e) secrétaire administratif (ive) à temps non complet (jusqu'à 20 heures/semaine).
Au sein d'une équipe de 20 agents, sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif, le-la secrétaire administratif(ve) a en charge le secrétariat administratif du SR3A dans les domaines de l'administration générale, des moyens généraux et de la gestion des assemblées.

1- Assurer les relations aux élus, usagers et citoyens
- Accueillir téléphoniquement et physiquement, renseigner, orienter vers les interlocuteurs
- Enregistrer et suivre les demandes.
- Réceptionner, enregistrer, dispatcher auprès des agents / des élus et le cas échéant traiter le courrier entrant (y compris rédaction de courrier)
- Enregistrer le courrier sortant, le poster
- Trier, classer et archiver les documents

2-Secrétariat administratif des instances
- Mettre à jour les bases de données, communes, intercommunalités, instances, groupe divers, partenaires...
- Préparer les réunions du comité syndical et autres instances élus du SR3A, de la commission locale de l'eau / comités de rivière (réservation de salle, convocations, présences, compte-rendu, affichage...) et leurs différentes commissions de travail.
- Préparer des actes administratifs (délibérations, arrêtés), les diffuser au contrôle de légalité (dématérialisation) et aux différents pôles du SR3A, aux organismes concernés et suivre leur exécution
- Diffusion des informations
- Tenir à jour les registres des actes administratifs

3- Assurer la gestion des stocks et procéder aux achats associés à l'activité administrative
- Recensement des besoins de fournitures administratives et gestion des stocks
- Achats nécessaires aux « réceptions » organisées par le SR3A

4- Contribuer au déménagement de la structure
- Mise en place et suivi des nouveaux contrats (eau, électricité, internet, téléphonie, assurances, flotte véhicules)
- Archives

-Connaissances générales
Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité
Connaissance de l'environnement territorial

-Savoir-faire :
Techniques orthographiques, grammaticales et syntaxiques
Réaliser des publipostages
Rédiger des actes
Lire/comprendre des données juridiques, une publication, un décret, un texte de loi
Mettre en oeuvre une technique de classement et d'archivage

-Savoir être
Rigueur (administrative, technique)
Adapter sa communication en fonction de son interlocuteur
Rendre compte de l'avancement de son travail à son supérieur
Ecouter, questionner, se rendre disponible

-Autres :
Maîtrise des outils informatiques courants.
Permis B (présence de véhicules de services),

• Archivage des données
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers